اجتماعات العمل هي حقيقة لا يمكن تجنبها في حياة الشركات. ووجدت كلية آننبرغ للاتصالات في جامعة كاليفورنيا وجامعة مينيسوتا ومركز أبحاث التنمية والتدريب أن مديري الأعمال ينفقون نصف ساعات عملهم في الاجتماعات. يجب عليك استخدام آداب الأعمال المناسبة عند طلب اجتماع لمساعدة هؤلاء المسؤولين وغيرهم من الزملاء في الاستفادة القصوى من وقتهم المحدود.
تجهيز
الاستعداد للاجتماع قبل إرسال طلب إلى الحضور المحتملين. إنشاء جدول أعمال مفصل يوضح الهدف والعناصر التي سيتم تغطيتها ، بما في ذلك أي عناصر عمل. قائمة أي شيء آخر سوف تكون مطلوبة من الحضور. سيساعدك هذا على تضييق نطاق قائمة الطلبات الخاصة بك إلى المدعوين المناسبين بدلاً من دعوة الكثير من الأشخاص.
إطار زمني
حدد إطارًا زمنيًا صارمًا للاجتماع وأعد التزامك بأنه سيبدأ وينتهي في الوقت الذي تقوم فيه بتقديم طلبك. سيشجع ذلك المدعوين الذين لديهم جداول مشغولة على الموافقة على الحضور. سيكونون قادرين على جدولة حدث آخر مباشرة بعد الاجتماع ويكونوا واثقين من أنهم سيكونون قادرين على الوصول إلى هناك. ترك الاجتماعات تبدأ في وقت متأخر من الطريق مع مرور الوقت هو آداب سيئة ويظهر عدم الاحترام للأشخاص الذين طلبت منهم الحضور.
طلبات
إرسال طلبات الاجتماع الخاص بك إلى الحضور المحتملة. استخدم التنسيق المفضل لشركتك. على سبيل المثال ، إذا كان لديك برنامج تقويم أو جدولة قياسي ، فاستخدمه لإرسال دعوات. اطلب من المستلمين الرد على ما إذا كان سيتمكنون من الحضور أو تضمين تاريخ "يرجى الرد". سيسمح لك ذلك بمعرفة أن دعوتك قد تم استلامها وقراءتها.
متابعة
تابع مع مكالمة هاتفية إذا لم يستجب أي من المدعوين في الموعد المحدد. حافظ على المكالمة بسيطة. اسأل ما إذا كان الشخص قد تلقى طلب الاجتماع الخاص بك وأشرح له أنك لم تحصل على رد. تأكيد ما إذا كان سيحضر أم لا. في العادة ، لا يخطط شخص لا يستجيب للاجتماع ، ولكن يجب توضيح ذلك في حال نسي ببساطة الرد.
تحذير
قم بإشعار الحضور في أقرب وقت ممكن إذا كان يجب إلغاء الاجتماع لأي سبب أو تغيير اليوم أو الوقت أو الموقع. تنشأ حالات الطوارئ وتتغير الأولويات والترتيبات ، ولكن من آداب السلوك السيئ إلغاء اجتماع في آخر لحظة أو إجراء تغيير يؤثر على الحضور. ومن المرجح أن يقوم آخرون بخفض طلبات اجتماعك المستقبلية إذا لم تحترم وقتهم بإخبارهم بالتغييرات أو الإلغاءات على الفور.
