المشاركة الفعالة للآباء والأمهات هي المفتاح لمعظم برامج وزارة الشباب الناجحة. إن إبقائهم على علم بالأحداث والتطورات أمر ضروري لضمان دعمهم ومشاركتهم. بصفتك قائداً بالغاً لجماعة الشباب أو راعي شبابي ، فإن الأمر متروك لك لإضفاء لمسة ترحيبية وغنية بالمعلومات في اتصالك معهم ، سواء كان ذلك كتابياً أو شخصياً. عندما تدعو الحاجة إلى عقد اجتماع للآباء ، اكتب رسالة ودية وموجزة لإعلام الوالدين حول الاجتماع - وتضمين جدول أعمال لتمكينهم من الاستعداد للاجتماع.
الخطوة 1
عيّن وقتًا وتاريخًا لاجتماع أولياء أمور الشباب ، واحرص على توفير مكان مناسب للاجتماع. ضع معلومات الاجتماع في التقويم الكنسي وفي النشرة الإخبارية أو النشرة الأسبوعية لنشرها على نطاق واسع. إذا كنت ترغب في حضور أفراد معينين خارج نطاق الوالدين للاجتماع ، مثل راعيك ، قم بدعوتهم مقدمًا لضمان أن يكونوا قادرين على المشاركة.
الخطوة 2
صياغة رسالة قصيرة وودية للوالدين ، ودعوتهم إلى الاجتماع. إذا كنت تعرف جميع الوالدين شخصيا ، يمكنك استخدام تحية غير رسمية مثل "عزيزي جون وسو" لفتح رسالتك. خلاف ذلك ، استخدم تحية مثل "عزيزي مجموعة أولياء أمور الشباب" أو "عزيزي السيد والسيدة سميث".
الخطوه 3
استخدم فقرة الافتتاح الخاصة بك لدعوة أولياء الأمور إلى الاجتماع ، مع ذكر تاريخ ووقت ومكان الحدث. لاحظ أنك تقوم بتضمين أجندة اجتماع منفصلة متضمنة في الرسالة. بعد ذلك ، وصف غرض وأهداف الاجتماع المقترح. لا تدرج كل عنصر تنوي تغطيةه ، بل أبرز القضايا الأكثر أهمية حتى يدرك الآباء أهمية الاجتماع ويعرفون ما يجب توقعه. أضف المزيد من الفقرات حسب الضرورة لتوفير معلومات أساسية ذات صلة حول القضايا التي تنوي مناقشتها في الاجتماع.
الخطوة 4
أغلق رسالتك من خلال مطالبة الوالدين بإعلامك بما إذا كان بإمكانهم الحضور أم لا ، مع تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكنوا من الوصول إليك عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. شدد على أهمية مشاركة الوالدين في برنامج ناجح لوزارة الشباب وينتهي بقولك أنك تتطلع إلى رؤيتهم في الاجتماع ، والاستماع إلى مدخلاتهم حول القضايا والتعرف عليها بشكل أفضل. استخدم إغلاقًا تقليديًا مثل "Sincerely" أو "Respectfully" ، متبوعًا بأربعة أسطر فارغة واسمك المطبوع. قم بتسجيل اسمك في المساحات الفارغة ، فوق الاسم المطبوع. إذا لزم الأمر ، قد ترغب في استخدام إغلاق مثل "لك في المسيح" أو "باسمه".
الخطوة 5
إنشاء جدول أعمال لاجتماعك مع والدي أعضاء مجموعة الشباب. قم بإدراج بنود جدول الأعمال بترتيب الأولوية ، لضمان الوصول إلى أهم القضايا أولاً. لضمان بقاء الاجتماع على المسار الصحيح ، قم بتعيين أوقات تقريبية للمناقشة لكل عناصر جدول الأعمال. على سبيل المثال ، قد تلاحظ في جدول أعمالك ، مقدمة لموظفي مجموعة الشباب (5 دقائق) ، نظرة عامة على أحداث مجموعة الشباب القادمة (15 دقيقة) ومناقشة التكاليف وجمع التبرعات لرحلة البعثة (15 دقيقة).
الخطوة 6
تدقيق خطابك وجدول أعمال الاجتماع. الحصول على قائمة حالية لأعضاء مجموعة الشباب وأولياء أمورهم. تأكد من إرسال كل من الوالدين نسخة من رسالتك وجدول الأعمال. أرسل الرسالة بالبريد العادي للتأكد من انتقالها إلى المستلمين المطلوبين مباشرة. أرسل الرسالة قبل أسبوعين على الأقل من الاجتماع كاملاً - وأرسل رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني من سطر واحد إلى اثنين قبل أيام قليلة من تاريخ الاجتماع.
