في عصر الرسائل النصية والرسائل الفورية عبر الإنترنت ، يبدو فن الاتصال الهاتفي أحيانًا كما لو كان على جانب الطريق. يمكن أن تكون الاتصالات الهاتفية عارضة ، أو بين الأصدقاء ، أو جزء أكثر رسمية من العمل. يبدأ الاتصال الهاتفي الفعال قبل أن تلتقط الهاتف. إن التفكير في الرسالة التي تحتاجها أو ترغب في توصيلها ، وكيف تقترح الحصول على معلوماتك وكيفية الاستماع لها بشكل جيد ، كلها جزء من الاتصالات الهاتفية الفعالة.
ابحث عن بعض الهدوء
يكون التواصل عبر الهاتف أكثر فعالية عندما يتمكن الطرفان من سماع بعضهما بوضوح دون ضوضاء في الخلفية. خطط لإجراء مكالمتك ، سواء كان ذلك للعمل أو لمجرد اللحاق بصديق قديم ، في وقت لا يطلب منك فيه حضور أي عمل آخر. إذا كنت تتلقى مكالمة واردة ، فحاول أن تجد مكانًا هادئًا في منزلك حيث لن يتنافس المتصل مع باقي أفراد عائلتك. يمكن أن تتداخل الأصوات المزعجة ، مثل التليفزيون وحركة المرور على الطريق والأطفال المحتاجين ، مع كل من مهارات الاستماع والتواصل لديك ، مما يزيد من صعوبة إجراء أعمال مكالمتك الهاتفية.
اختر كلماتك
تلعب لغتك دورًا كبيرًا في تطوير مهارات الاتصال الهاتفي الفعالة. من المتوقع دائمًا أن تكون مهذباً عندما تتحدث على الهاتف ، ولكن التفكير في كلماتك قبل إجراء المكالمة يمكن أن يساعدك في توضيح وجهة نظرك بشكل واضح ، وكذلك إعطاء الشخص على الطرف الآخر من الخط انطباعًا جيدًا. كتابة نصوص للنقاط الرئيسية التي ترغب في تغطيتها ، بالإضافة إلى أسماء الأشخاص الذين تحتاج إلى التحدث معهم ، قد يساعدك في الحفاظ على المسار الصحيح ، وفقًا لدائرة العمل في ولاية أيداهو. حاول استخدام لغة محايدة لتخفيف الاستجابات السلبية ، بحيث يستمر الشخص الذي تتحدث معه في الاستماع. تقدم شعبة ساوث كارولينا لتقنية المعلومات الحكومية عبارات مثل "أقترح" أو "أوصي" ، بدلاً من "يجب عليك" أو "تحتاج إلى". في كثير من الأحيان ، عندما لا يسمع المتصل ما يريد أو يتوقع أن يسمع على الخط ، يتوقف عن الاستماع ، وتوقف اتصالك بشكل فعال.
اللباس الجزء
قد تجد أنك تتواصل بشكل أفضل عبر الهاتف عندما تجلس مستقيماً وترتدي الملابس المناسبة للمهمة المطروحة ، وإلا تتصرف بطريقة مهنية. يمكن أن يؤدي الكلام أثناء وجودك على الأريكة إلى إخماد صوتك وجعل السمع صعباً بالنسبة للشخص الذي تتحدث معه. إذا كنت تستخدم الهاتف لأغراض مهنية ، فعليك بالرد على الأسئلة باستخدام شريك أو مسجل ، للحصول على تعليقات حول نبرة صوتك ، بالإضافة إلى حجم التحدث.
استمع بالكامل
التواصل يعني الاستماع ، وكذلك التحدث. الاستماع باهتمام دون قطع مراسل الهاتف الخاص بك. اعترف بتعليق بين الحين والآخر ، لذلك يعرف المتصل أنك تستمع ، ولم تقم فقط بتوليفها. ولكن لا تعلق كثيرًا بحيث يبدو أنك تقترب من نفس العبارات فقط - "أرى" ، "صحيح" ، "موافق" هي أمثلة قليلة - دون الاستماع حقًا. اطلب من المفكرة والقلم جاهز ، حتى تتمكن من تدوين أي معلومات ذات صلة ، وتكرارها إلى الشخص الآخر إذا احتاج أي منكما إلى توضيح.
